「ユビキタス社会、電子自治体とＩＣカード・ＩＣタグ活用 その９ 『公共機関でのＩＣタグ活用の今後は・・・その１』」

「ユビキタス社会、電子自治体とＩＣカード・ＩＣタグ活用
　　　その９　『公共機関でのＩＣタグ活用の今後は・・・その１』」

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１．公共交通機関の事例
２．その他公共機関での事例
　９．地方自治体、内部情報系
　　　「文書管理（紙文書の保管・保存文書）」
　　　「財務管理（物品・備品管理）」
　　　「施設管理（貸出し備品管理）」
　10．その他

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◎公共機関でのＩＣタグ活用の今後は

　９．地方自治体、内部情報系
　　　「文書管理（紙文書の保管・保存文書）」でのＩＣタグ活用は

　今回は、ＩＣタグ活用の文書管理というよりは、電子自治体へ向けた文書管
理システムについて話を進める。
　この中で、過去の紙文書、特に保存文書の管理及び貸し出し管理などへのＩ
Ｃタグ応用が考えられる。

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・『電子自治体へ対応した文書管理』とは

　電子自治体に向けての文書管理には、「情報公開対応」と「内部事務効率化
対応」という２つの目的がある。この目的実現にはいくつかの課題がある。効
率的な事務の実現、行政の透明性の向上そして迅速で的確な意思決定の実現な
どが求められ、システム化を避けて通れない。

・システム化の課題
　文書管理システムの整備、電子決裁システムの導入そして情報公開システム
への整備が課題として想定できる。

・新たな文書管理システムに求められる機能
　ＬＧＷＡＮ（電子文書交換）電子文書及び添付文書、電子申請及び添付文書、
電子申告及び添付文書そして、他の内部業務とのインターフェースが必要とさ
れる。

○保管・保存管理上の課題
　情報公開への対応に係わる対象文書を「行政文書（公文書）」といい、対象
外文書を「個人文書（私文書）」と呼ぶ。
　紙文書も電磁的記録も同じルールで管理する必要がある。「電子・紙文書対
応の文書管理規定」の整備が求められるところである。

1.「行政文書の定義」:
　「行政機関の保有する情報の公開に関する法律案」の定義によれば、「行政
文書」とは行政機関の職員が職務上作成し、又は取得した文書、図画及び電磁
的記録（電子的方式、磁気的方式その他人の知覚によっては認識することがで
きない方式で作られた記録をいう。以下同じ。）であって、当該行政機関の職
員が組織的に用いるものとして、当該行政機関が保有しているものをいう。
　組織共用収納場所と個人収納場所を決めておくことが重要である。

2.「文書管理規定」：
　公文書の分類、作成、保存及び廃棄に関する基準その他の文書管理について
の基本的事項を定め、公文書を適正に管理しなくてはならない旨の規定を設け
ること。

3.「文書分類の明確化（文書基準表の作成）」：
　行政文書分類基準表を作成し、これに従ってファイルの作成と保存期間の設
定を行い、その結果を行政文書ファイル管理簿などに記載して行政文書を管理
している。

4.「文書に対する責務の明確化」：
　文書管理者の承認・決裁ルール

5.「文書の保存期間・廃棄手続きの明確化」：
（１）文書の保存期間基準の設定
　電子情報の保存に当たっては、
　ア　真正性
　・権限を有する者によって作成された文書であることを保証すること
　・データの故意、又は過失による虚偽入力、書換え、消去及び混同を防止す
　ること
　イ　見読性
　・データの内容を必要に応じ肉眼で見読可能な状態に容易にできるよう保証
　すること
　ウ　保存性
　・保存期間内において復元可能な状態に保つことを保証すること
（２）文書の廃棄手続の明確化

6.「文書管理体制の整備」：
　「行政情報は住民との共有財産である」との観点から、ますます重要となる。
情報公開制度が有効に機能するためには、その前提として行政の保有する膨大
な行政文書の中から、住民が求める情報を、的確かつ迅速に検索できる必要が
あり、そのためには、文書管理の仕組みの整備と、迅速に検索できる検索シス
テムの構築が求められる。
　今後、情報公開制度の導入にあわせ、文書を組織のものとして体系的に整理・
保管・保存・廃棄するためにファイリング・システムや電子文書として情報を
管理する文書管理システムを導入することが見込まれる。
　こうした仕組みを維持管理していくためには、組識として管理を行う単位
（通常は課単位）に、文書取扱主任やファイル責任者等、文書管理責任者を配
置するなど文書管理のための組織・体制を明確化する必要がある。

7.「その他必要な機能」：
　情報公開制度、個人情報保護制度そして自己情報開示請求制度への対応は、
情報セキュリティ対策と併せ、必須の機能となる。

・「非開示情報を含む名称付与ルール」：
　適切なファイル名・件名の付与ルールの確定

・「行政文書の所在管理」：
　保管及び保存文書ともに所在管理が必須

・「電子文書の原本性の確保（情報セキュリティ対策）」：
　完全性、機密性、可用性そして見読性の確保策

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　電子自治体実現へ向けて、「文書管理システム」は非常に重要な位置づけに
なる。
　文書管理システムにおける、既存紙文書の「保管・保存文書管理」、「貸出
しシステム」をどう実現するかも、重要な課題である。
　「行政文書の所在管理」は、情報公開の電子化のキーワードとなり、ＩＣタ
グ活用の検討テーマとなる。２年後の、５円チップが待たれるところである。